Một yếu tố để lại ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng mà 90% người tổ chức sự kiện lại ít ưu tiên chính là: Tiệc Teabreak. Không chỉ đơn thuần là bữa ăn nhẹ, teabreak còn là cơ hội để doanh nghiệp tạo dấu ấn trong lòng khách hàng về sự chỉn chu, chuyên nghiệp, chu đáo. Cùng Campus K khám phá cách để tổ chức một buổi teabreak ấn tượng ngay sau đây.

1. Teabreak là gì?

Teabreak, hay còn gọi là tiệc trà, là khoảng thời gian ngắn giữa hoặc sau các hoạt động sự kiện dành cho các khách mời tham dự. Sau khoảng thời gian tập trung cho sự kiện, đây là lúc khách hàng có thể thư giãn, thưởng thức các món ăn nhẹ để tiếp thêm năng lượng cũng như giao lưu, trò chuyện cùng nhau.

2. Vai trò đặc biệt của Teabreak trong sự kiện

Dù chỉ chiếm một phần nhỏ trong toàn bộ chương trình, nhưng một buổi teabreak được tổ chức cẩn thận và chu đáo có thể mang đến giá trị vượt xa mong đợi.

2.1. Giúp khách hàng thư giãn và tái tạo năng lượng

Trong các sự kiện như hội thảo, hội nghị,… khách mời thường phải tập trung cao độ vào nội dung chương trình trong thời gian dài. Tiệc teabreak là thời điểm giúp họ có thời gian nghỉ ngơi, thư giãn, và lấy lại năng lượng trước khi tiếp tục tham gia các hoạt động khác. Một chút đồ ngọt hoặc thức uống nhẹ nhàng có thể  giúp tinh thần thoải mái hơn. Khách mời từ đó cũng tập trung tốt hơn vào phần còn lại của sự kiện.

2.2. Tạo cơ hội kết nối và giao lưu

Teabreak không chỉ là thời gian giải lao mà còn là dịp để khách tham dự gặp gỡ, trò chuyện, và xây dựng mối quan hệ. Trong không khí thoải mái của buổi teabreak, mọi người sẽ thoải mái, dễ dàng chia sẻ ý tưởng, thảo luận công việc, hoặc tìm kiếm cơ hội hợp tác. Các cuộc trò chuyện cũng diễn ra tự nhiên mà không bị gò bó, căng thẳng.

Đối với các sự kiện mang tính chất kinh doanh, teabreak còn đóng vai trò như một “khoảng lặng” để thúc đẩy networking, tạo tiền đề cho những cuộc trao đổi sâu hơn sau sự kiện. Đây cũng là dịp để người tổ chức sự kiện tiếp cận, lắng nghe ý kiến khách hàng, đối tác, từ đó có cho mình những insight hoặc mối quan hệ chất lượng.

2.3. Thể hiện sự chuyên nghiệp và đẳng cấp của phía tổ chức

Một buổi teabreak được chuẩn bị chu đáo, từ thực đơn phong phú đến cách bài trí đẹp mắt, chính là một cách để doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm đến trải nghiệm của khách mời. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc tạo dựng hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.

Khi được hỏi về trải nghiệm tổ chức sự kiện tại Campus K, ngoài 𝐤𝐡𝐨̂𝐧𝐠 𝐠𝐢𝐚𝐧 𝐜𝐮̀𝐧𝐠 𝐝𝐢̣𝐜𝐡 𝐯𝐮̣ 𝐭𝐚̣̂𝐧 𝐭𝐢̀𝐧𝐡, 𝐜𝐡𝐮𝐲𝐞̂𝐧 𝐧𝐠𝐡𝐢𝐞̣̂𝐩, rất nhiều khách hàng đã dành lời khen cho Campus K khi thấy một 𝐛𝐚̀𝐧 𝐭𝐞𝐚𝐛𝐫𝐞𝐚𝐤 đầy đủ màu sắc với cách bày trí cẩn thận, chỉn chu thế này.

Không ít khách mời tham dự tỏ rõ nét kinh ngạc vì sự tỉ mỉ, tinh tế được Campus K chuẩn bị và sắp xếp trên từng đĩa thức ăn. Từ những điều rất nhỏ như vậy thôi nhưng đã để lại ấn tượng vô cùng tốt về một buổi sự kiện chuyên nghiệp, chỉn chu.

3. 3 bí quyết tổ chức tiệc Teabreak để lại dấu ấn sâu đậm với khách mời  

Để buổi teabreak trở nên đặc biệt, doanh nghiệp cần chú trọng đến nhiều yếu tố từ không gian, thực đơn, đến cách bày trí.

3.1. Chọn Thực Đơn Phù Hợp

Thực đơn là linh hồn của buổi teabreak. Một bàn tiệc quá ít đồ hoặc đồ ăn không phù hợp có thể khiến khách mời cảm thấy khó chịu hơn. Campus K gợi ý một số tiêu chí khi lựa chọn các món ăn và đồ uống cho Teabreak như sau:

• Đa dạng: Bao gồm bánh ngọt, bánh mặn, trái cây tươi và các loại đồ uống như trà, cà phê, nước ép,…
• Thẩm mỹ: Thức ăn cần được cắt tỉa tỉ mỉ, bày trí đẹp mắt và hài hòa về màu sắc để tạo ấn tượng thị giác.
• Sức khỏe: Ưu tiên các món ít đường, ít béo và có nguyên liệu tự nhiên để tránh bị đầy bụng khi ăn cũng như phù hợp với xu hướng tiêu dùng hiện đại.
• Tùy chỉnh: Tùy vào tính chất của sự kiện, hãy lưu ý đến các yếu tố đặc biệt như các món chay, món ăn theo văn hóa vùng miền,… để đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách.

Thực đơn Teabreak nên đa dạng hóa với bánh ngọt, bánh mặn, trái cây tươi và các loại đồ uống

3.2. Không Gian Bày Trí Sáng Tạo

Không gian teabreak đóng vai trò quan trọng trong việc mang đến sự thoải mái và tạo ấn tượng thị giác cho khách mời. Không chỉ cần sạch sẽ và gọn gàng, khu vực này còn phải được thiết kế sáng tạo, thẩm mỹ, phù hợp với tinh thần chung của sự kiện. Các doanh nghiệp có thể tham khảo một số ý tưởng để tạo nên một không gian teabreak thu hút và ấn tượng:

• Chủ đề rõ ràng: Tùy thuộc vào sự kiện, bạn có thể thiết kế khu vực teabreak theo một chủ đề riêng. Ví dụ như  vào các dịp đặc biệt như Giáng sinh, Tết Nguyên đán,… doanh nghiệp có thể thiết kế khu vực teabreak với phụ kiện như nến, đèn nhấp nháy, các đồ vật biểu tượng cho mùa lễ sẽ làm lan tỏa không khí lễ hội và gắn kết cảm xúc mọi người với nhau
• Sử dụng phụ kiện trang trí: Hoa tươi, đèn LED, khăn trải bàn hay các bảng chỉ dẫn nhỏ đều có thể giúp không gian thêm sinh động.
• Tối ưu hóa không gian: Sắp xếp bàn tiệc sao cho dễ dàng di chuyển, tránh chen chúc và giữ không gian thoáng đãng.

3.3. Chú Trọng Đến Dịch Vụ

Trong bất kỳ sự kiện nào, sự hài lòng của khách mời không chỉ được quyết định bởi chất lượng món ăn hay sự ấn tượng của không gian, mà còn nằm ở trải nghiệm dịch vụ mà họ nhận được. Một buổi teabreak thành công cần có sự kết hợp hài hòa giữa chất lượng thực phẩm và phong cách phục vụ chuyên nghiệp. Bởi vậy, hãy lưu tâm tới những yếu tố quan trọng say để đảm bảo dịch vụ teabreak luôn làm hài lòng khách tham dự.

• Đội ngũ nhân viên phục vụ: Đây chính là gương mặt đại diện cho sự kiện, vì vậy, họ cần thể hiện sự chuyên nghiệp, thân thiện và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách mời bất kì lúc nào.
• Đảm bảo bàn tiệc luôn sạch sẽ: Cần thường xuyên kiểm tra và dọn sạch rác thải, ly tách đã sử dụng hoặc thức ăn rơi vãi trên bàn, giúp giữ không gian luôn gọn gàng, vệ sinh.
• Luôn bổ sung thức ăn và đồ uống kịp thời: Đồ ăn và đồ uống cần được bổ sung liên tục, tránh tình trạng bàn tiệc bị trống hoặc thiếu món, làm giảm trải nghiệm của khách mời. Các món được bổ sung cũng cần được trình bày đẹp mắt, đồng bộ với các món còn lại để duy trì tính thẩm mỹ.

4. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Tổ Chức Teabreak

Ngoài những điều trên, doanh nghiêp cũng cần để tâm tới những lưu ý quan trọng để đảm bảo mọi chi tiết trong buổi teabreak đều được chuẩn bị chu đáo, mang đến sự hài lòng tối đa cho khách mời:

• Thời gian hợp lý: Buổi teabreak nên kéo dài khoảng 15-30 phút, vừa đủ để khách mời thư giãn nhưng không làm ảnh hưởng đến tiến trình sự kiện.
• Dự trù số lượng khách: Thông thường, nên chuẩn bị dư từ 10-20% thực phẩm so với số lượng khách mời dự kiến để đảm bảo không xảy ra tình trạng thiếu đồ ăn hoặc đồ uống.
• Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm: Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn hợp tác với các nhà cung cấp thực phẩm có thương hiệu, uy tín và được đánh giá cao trong việc đảm bảo vệ sinh và chất lượng món ăn.

Dù chỉ là một phần nhỏ trong sự kiện nhưng teabreak đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao trải nghiệm, tạo ấn tượng với khách mời, góp phần khẳng định sự chuyên nghiệp và thành công của doanh nghiệp. Campus K mong rằng, qua bài viết trên quý doanh nghiệp có thể bỏ túi những ý tưởng độc đáo để biến bàn tiệc teabreak thành dấu ấn dậm nét trong lòng khách mời. 

—————

Đừng quên theo dõi ngay 𝐙𝐚𝐥𝐨 𝐜𝐮̉𝐚 𝐂𝐚𝐦𝐩𝐮𝐬 𝐊 để không bỏ lỡ những ưu đãi đặc biệt tại: https://zalo.me/430414184600650347

—————–

Campus K Co-working Space

► Hotline: 024 7109 6333 (Việt Nam)/ 01063453093 (Hàn Quốc)

► Địa chỉ:

CS1: Tầng 15, Tháp B, Tòa nhà Sông Đà, Đường Phạm Hùng, Phường Mỹ Đình 1, Hà Nội, Việt Nam

CS2: Số 8, Phan Văn Trường, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam

► Website: https://campusk.vn/