CÔNG TY NHỎ, VỐN THẤP, HỌC CÁCH QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ PHÂN BỔ RA SAO CHO MINH BẠCH?

Dù cho suy thoái kinh tế thì xu hướng start-up vẫn đang ngày càng được lan rộng, những chủ doanh nghiệp vẫn đang ngày đêm tìm lối đi đúng đắn cho doanh nghiệp của mình ngay sau khi “mùa đông kinh tế” trôi đi. Chính vì vậy mà việc quản lý doanh nghiệp sao cho hiệu quả ở thời điểm nền kinh tế mới phục hồi cũng là mối quan tâm của nhiều start-up hiện nay. Cùng Campus K điểm danh những việc làm hiệu quả nhất giúp các công ty nhỏ có vốn thấp quản lý tài chính và phân bổ một cách minh bạch.

Xây dựng một ngân sách tài chính đầy đủ, hợp lý.

Một ngân sách tài chính sẽ giúp bạn biết tiền ra vào như thế nào, tiền đến vì đâu và tiền đi đến đâu. Đây là công cụ hữu hiệu giúp bạn hiểu và dự toán tài chính hiện tại và sắp tới của công ty. 

Ở đây, chi phí ban đầu (Startup Cost) cần được đưa vào bảng ngân sách tiền ra vào thì bạn sẽ có được bảng dòng tiền (Cashflow), và từ đó bạn có thể biết số tiền dư cuối vẫn “dương” hay “âm”. Dựa vào 3 bảng tài chính ban đầu, kết hợp cùng ngân sách doanh nghiệp, người chủ công ty sẽ biết được mình cần làm gì ở bước tiếp theo, có tiếp tục phương án chi tiêu hiện tại hay không và bảo đảm được thời gian đầu hoạt động khai trương ổn định. Từ ngân sách lớn này, giờ đây bạn sẽ có thể có ngân sách nhỏ, ví dụ ngân sách cho marketing, công nghệ, thuê vp nhân viên v.v…

Một bảng ngân sách cơ bản sẽ gồm những phần sau:

• Thể hiện được đầy đủ những nguồn THU và nguồn CHI cụ thể 
• Ước tính được chi tiêu: phí cố định và phí biến đổi. Điều này giúp bạn có con số cơ sở (lời hay lỗ) để chuẩn bị cho những việc phát triển kinh doanh thế nào và quyết định để chi tiêu vận hành sao cho hợp lý.

“Thăm khám” ngân sách thường xuyên là cách tốt nhất giúp tiện điều chỉnh theo tình hình thực tế của doanh nghiệp. Bạn cần theo dõi sát sao bảng ngân sách và kế hoạch mỗi tuần/tháng để thăm khám sức khỏe tài chính doanh nghiệp, nếu cảm thấy “bị đau” (đi sai hướng, lỗ, thất thoát) sẽ biết tìm cách chữa trị (tìm thêm vốn, nâng cao chất lượng sản phẩm, tìm kiếm đối tác,…).

Nên mở và sử dụng tài khoản riêng cho doanh nghiệp.

Bạn sẽ rất dễ rơi vào những tình huống “dở khóc dở cười” hay “tình ngay lý gian” nếu còn chưa tách biệt tài khoản doanh nghiệp và tài khoản cá nhân. Việc mở riêng tài khoản cho doanh nghiệp không chỉ ảnh hưởng đến phần thu – chi, kê khai thuế mà nó còn tạo nên uy tín và độ chuyên nghiệp của người chủ quản lẫn công ty.

Khi “tiền về một mối”, bạn sẽ dễ dàng tính toán sổ sách theo từng ngày bởi hệ thống ngân hàng có ghi nhận, đồng thời dễ dàng nói chuyện hơn với đối tác, nhà đầu tư một cách minh bạch, rõ ràng.

Lưu giữ các hồ sơ tài chính

Các hồ sơ tài chính có thể bao gồm hóa đơn thanh toán thu chi với khách hàng, nhà cung ứng, các hóa đơn bán hàng, bảng tính lương nhân viên, báo cáo thuế,… Cũng tương tự như nguồn tiền, các hồ sơ tài chính nên được “quy về một mối” để thuận tiện nắm bắt, theo dõi và phát hiện ra những bất cập (nếu có).

Người chủ doanh nghiệp khi theo dõi sẽ có cái nhìn tổng quát và nắm được tình hình hoạt động tài chính công ty. Đồng thời, đây sẽ là file lưu giữ những “bằng chứng” tài chính khi cần đối chiếu hoặc bạn có thể đưa cho nhà đầu tư kiểm định nếu có ý định kêu gọi vốn.

Chắc chắn phải có quỹ dự phòng

Quỹ dự phòng giúp bạn có thể lấy chi phí để tiếp tục duy trì kinh doanh khi xảy ra thua lỗ, khi gặp hoạn nạn,… Để lập quỹ dự phòng, bạn cần lấy số tiền trong chi phí thường xuyên x 6 tháng.

Tùy theo khả năng và độ an tâm, bạn có thể để dành một số tiền “hờ” để phòng trường hợp khó khăn. Giả sử, bạn đã tính toán sai cho việc đầu tư máy móc và công nghệ “chút đỉnh”, quỹ dự phòng có thể “bù đắp” giúp bạn. Hoặc nếu tình hình kinh tế sa sút, bạn vẫn muốn trả lương nhân sự thì có thể sử dụng quỹ dự phòng này nhé!

Có một điều ít ai chú ý, đó là nhà đầu tư sẽ nhìn vào từng chi tiết để đánh giá tiềm năng của doanh nghiệp và việc tạo lập quỹ dự phòng sẽ giúp bạn có thêm điểm cộng với sự tính toán để “đứa con” không bị rơi vào cảnh cùng cực, bế tắc.

Đừng tiếc chi phí đầu tư vào một kế toán riêng cho doanh nghiệp của mình.

Không ít người chủ doanh nghiệp luôn muốn tối ưu với một bộ phận nhân sự nhỏ gọn nhất có thể, chính vì vậy không thể tránh việc các nhân viên và chính mình bị quá tải khi “ôm đồm” quá nhiều việc cùng lúc. Điều này không chỉ khiến chính bạn bị áp lực khối lượng công việc, không thể tập trung cho vận hành và quản lý hiệu quả bởi lẽ chẳng mấy ai có thể có khả năng chuyên môn “tất tần tật” mọi thứ.

Bạn có thể cân nhắc thuê thêm một nhân viên kế toán (nếu chưa có) bởi họ sẽ là “cánh tay đắc lực” giúp bạn giải quyết các bài toán tài chính nhức đầu, hạn chế các lỗi sai và xử lý các tác vụ thuế một cách chuyên nghiệp. 

Khi mùa thuế về, nhân viên kế toán sẽ giúp bạn lập kế hoạch, đối soát và đảm bảo doanh nghiệp của bạn đạt “chuẩn mực” trước các cơ quan thuế nhà nước khi đảm bảo tuân thủ các quy định thuế hiện hành.